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  • 什么是数据库视图?
  • 什么是维格列?
  • 什么是维格行?
  • 维格表和 Excel 的区别?
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维格机器人(Beta)

维格机器人 (beta)

注意:

机器人目前作为实验性功能开启内测,你可以填写《机器人内测申请表单》,申请参与内测,提前尝鲜机器人功能。

维格机器人将维格表里的数据与各种业务系统、APP 连接起来,并按照预设的触发条件,自动执行指定操作,让重复性的工作流程实现自动化执行。

机器人场景示例:

  • 电商
    • 当有新的饿了么订单时,机器人自动发送订单信息到飞书/钉钉群
    • 当有新的表单提交时,机器人自动把订单状态改成已下单
  • 产研
    • 当有新的 bug,机器人自动发送 bug 信息到飞书/钉钉群
    • 当 bug 状态变更,机器人自动发送 bug 信息到飞书/钉钉群
  • 进销存
    • 当订单发货(订单状态变更)后,机器人自动减库存(更新《库存表》中记录)
  • 销售线索/客户管理
    • 当《销售流水表》与《销售汇总表》相互关联时,当在《销售流水表》新增一行销售数据时“2021年7月14日”(首列是日期),机器人自动将这条新增记录关联到《销售汇总表》的“7月份汇总数据”(首列是月份)

三步流程创建机器人

创建机器人的总体流程有三步:

  • 第一步:编辑机器人的基本信息
  • 第二步:配置机器人的触发条件和操作
  • 第三步:启用机器人

第一步:编辑机器人的基本信息

在每张维格表的右上方,点击「机器人」按钮,可以查看当前表格已创建的机器人列表。点击「创建机器人」,进入机器人创建引导流程:「编辑机器人名称 > 选择触发条件 > 选择操作 > 查看机器人」。

点击查看机器人后,进入刚刚创建的机器人的配置面板。

创建机器人

第二步:配置机器人的触发条件和操作

进入机器人配置面板后,先配置当前机器人的触发条件,并点击保存:

配置触发条件

然后配置当前机器人的触发条件,并点击保存:

配置操作

第三步:启用机器人

配置并保存好触发条件和操作后,开启面板右上方的开关,即可启用当前机器人。之后如果表格内的数据变更满足触发条件,机器人则会自动执行操作。

启用机器人

机器人配置详细教程

目前机器人支持 3 种触发条件:

  • 有新的表单提交时
  • 有记录满足条件时
  • 有新的记录创建时

同时支持 4 种操作:

  • 发送消息到飞书群
  • 发送消息到钉钉群
  • 发送消息到企业微信群
  • 发送网络请求

对于每一种触发条件和操作,详细的说明如下。

触发条件:有新的记录创建时

  • 触发条件名称:有新的记录创建时
  • 触发条件描述:当表有新的记录创建时,机器人会开始运行
  • 触发条件配置
    1. 选择维格表:无需手动配置,默认选择机器人所在的当前维格表

触发条件:有新的记录创建时

触发条件:有新的表单提交时

  • 触发条件名称:有新的表单提交时
  • 触发条件描述:当指定表单收到新的提交时,机器人会开始运行
  • 触发条件配置
    1. 选择神奇表单:需要选择一张当前维格表中生成的神奇表单

触发条件:有新的表单提交时

触发条件:有记录满足条件时

  • 触发条件名称:有记录满足条件时
  • 触发条件描述:当表中有记录满足指定条件时,机器人会开始运行
  • 触发条件配置
    1. 选择维格表:无需手动配置,默认选择机器人所在的当前维格表
    2. 选择匹配条件:需要添加一个或多个匹配条件

触发条件:有记录满足条件时

操作:发送消息到飞书群

  • 操作名称:发送消息到飞书群
  • 操作描述:机器人开始运行后,会自动向指定飞书群聊发送消息
  • 操作配置
    1. 输入飞书机器人 webhook 地址
    2. 选择消息类型:text
    3. 输入消息内容:可以输入文本消息,也可以输入 / 来插入变量(详见下文「附:如何在机器人操作中使用变量」)

如何获取飞书机器人 webhook 地址

获取飞书机器人 webhook 地址的步骤如下:

  1. 前往你想要发送消息的飞书群聊,依次点击右侧栏的设置图标 ->「群机器人」->「添加机器人」

    在飞书群聊中创建飞书机器人

  2. 在飞书机器人列表中找到「自定义机器人」,点击添加:

    添加自定义机器人

  3. 配置飞书机器人:编辑名称和描述 -> 复制 webhook 地址

    复制飞书机器人 webhook 地址

接着就可以将复制的 webhook 地址粘贴到维格表机器人的配置信息中了。

操作:发送消息到钉钉群

  • 操作名称:发送消息到钉钉群
  • 操作描述:机器人开始运行后,会自动向指定钉钉群聊发送消息
  • 操作配置
    1. 输入钉钉机器人 webhook 地址
    2. 选择消息类型:text | markdown
    3. 输入消息内容:可以输入文本消息,也可以输入 / 来插入变量(详见下文「附:如何在机器人操作中使用变量」)

如何获取钉钉机器人 webhook 地址

获取钉钉机器人 webhook 地址的步骤如下:

  1. 前往你想要发送消息的钉钉群聊,依次点击右上角的设置图标 ->「智能群助手」->「添加机器人」,在钉钉机器人列表中找到「自定义」,点击添加:

    在钉钉群聊中创建钉钉机器人

  2. 配置钉钉机器人:编辑名称 -> 选择安全设置 -> 阅读并同意条款 -> 点击完成 -> 复制 webhook 地址

    复制钉钉机器人 webhook 地址

    注意:

    由于钉钉自定义机器人需要进行安全配置,对于非开发者,建议选择「自定义关键词」方式,即可输入任意关键词(如上动图中输入了 vika),之后在维格表机器人配置时,只需在传输给钉钉机器人的消息内容中带上同样的关键词,便可通过钉钉机器人和维格表机器人自动发送消息了。

接着就可以将复制的 webhook 地址粘贴到维格表机器人的配置信息中了。

操作:发送消息到企业微信群

  • 操作名称:发送消息到企业微信群
  • 操作描述:机器人开始运行后,会自动向指定企业微信群聊发送消息
  • 操作配置
    1. 输入企业微信机器人 webhook 地址
    2. 选择消息类型:text | markdown
    3. 输入消息内容:可以输入文本消息,也可以输入 / 来插入变量(详见下文「附:如何在机器人操作中使用变量」)

如何获取企业微信机器人 webhook 地址

获取企业微信机器人 webhook 地址的步骤如下:

前往你想要发送消息的企业微信群聊,在左侧列表中右键单击某个群聊,在弹出的菜单页依次点击:

「添加群机器人」->「新创建一个群机器人」-> 编辑名称 ->「添加机器人」-> 复制 webhook 地址:

在企业微信群聊中创建企业微信机器人,复制 webhook 地址

接着就可以将复制的 webhook 地址粘贴到维格表机器人的配置信息中了。

操作:发送网络请求

  • 操作名称:发送网络请求
  • 操作描述:机器人开始运行后,会自动向指定地址发送网络请求
  • 操作配置
    1. 选择请求方法:GET | POST | PATCH | DELETE
    2. 输入请求地址
    3. 添加请求头:可以添加一个或多个键值对
    4. 输入请求体
      • 选择传输的数据格式:raw(可选项:json 和 text) | form-data
      • 输入传输的数据内容:输入相应格式的内容,也可以输入 / 来插入变量(详见下文「附:如何在机器人操作中使用变量」)

附:如何在机器人操作中使用变量

变量是什么?

假设你配置了一个机器人「当有新的表单提交时,发送消息到钉钉群」,现在小明提交了一次表单,你想将小明提交的表单信息(包括标题、选项、图片三个列的值)发送到钉钉群,要怎么做呢?

这就需要在第二步操作「发送消息到钉钉群」的消息内容中插入来自前一步「有新的表单提交时」的动态数据,这个动态数据就是「变量」。

如何插入变量?

目前在机器人的四种操作中,所有的文本框里都支持插入变量。

插入变量的详细步骤如下:

  1. 在任一机器人操作的文本框中输入英文斜杠「/」,呼出插入变量的选择框

插入变量的选择框

  1. 选择从哪一个机器人步骤中选取变量

    目前仅支持从一个触发条件中选取变量,不支持从一个操作中选取变量。(注意下图中「发送消息到飞书群」的操作是置灰的)

    选取机器人步骤

  2. 选择直接插入一个维格列的值或者插入基于此列值的数据处理结果,或者选择插入表格的基础信息(包括记录 ID、记录 URL、维格表 ID、维格表名称)

    选取变量

管理已创建的机器人

重命名、删除、编辑描述

在配置机器人面板,点击右上角的菜单图标,可以重命名机器人、编辑机器人描述、删除机器人;或者双击机器人名称或机器人描述区域,也可以快速开始编辑机器人名称或机器人描述。

机器人 - 重命名、删除、编辑描述

启用、停用机器人

点击维格表右上角的「机器人」按钮后,会进入当前表格已创建的机器人列表。表的可管理者可以在机器人列表中点击机器人右侧的开关,或者在机器人配置面板点击右上角的开关,开关开启代表机器人已启用,开关关闭代表机器人已停用。

注意:

  • 机器人未完成配置时无法启用。
  • 机器人完成配置并启用后,如果表格内的配置变更(比如删除了某个神奇表单、删除或修改了某列),可能导致机器人的配置失效,此时机器人不会自动停用,但会在机器人配置面板中提示配置有误。

查看机器人运行历史

点击机器人配置面板右上角的时钟图标,会进入当前机器人的运行历史面板。公测期间,你可以查看当前机器人的所有运行历史,包括「运行成功」「运行失败」和「运行中」的运行历史。

针对每次「运行成功」和「运行失败」的历史,支持展开运行历史详情,并查看机器人每一步的输入和输出:

展开机器人运行历史详情

对于「运行失败」的运行历史,如果某一步有错误,可以查看对方服务器的返回错误消息。比如下图是钉钉服务器返回的报错:

机器人运行历史报错

机器人创建相关 FAQ

1. 谁可以创建机器人?

只有表的可管理者能在表中创建机器人。表的可编辑者和只读者只能查看表中的机器人列表,但无法创建机器人。

2. 对于我创建的机器人,其他人可以修改配置吗?

表的可管理者能修改表中已创建的所有机器人的配置。表的可编辑者和只读者只能查看表中的机器人列表,但无法进入机器人配置面板进行配置。

3. 单个维格表最多支持创建多少个机器人?单个空间站支持创建多少个机器人?

公测期间,单个维格表最多支持创建 10 个机器人,单个空间站不限制创建的机器人数量。

4. 单个机器人支持几个触发条件和几个操作?

每个机器人只支持配置 1 个触发条件,但可以配置多个操作。

5. 如果我创建了机器人后,我被降权了,我创建的机器人还能工作吗?

可以正常工作。

机器人场景相关 FAQ

1. 我配置了机器人「当记录符合条件时,发送消息到飞书群」,匹配条件是当「计划完成时间」列等于「明天」,希望在任务到期时提醒我做相应的操作,但机器人并没有触发,为什么?

定时任务和到期提醒等时间相关的场景目前没法用维格机器人实现,需要后续支持新的触发条件「定时触发」和「到期触发」来实现。

推荐使用腾讯千帆平台,连接维格表里的数据来实现这类场景。推荐阅读:

  • 关于注册并快速上手「维格表 x 腾讯千帆连接器」,请点击 https://vika.cn/help/vika-connect-ssp/
  • 直接试用场景连接模板,如「维格表 x 企微/腾讯问卷/问卷星/微盟/微信公众号」,请点击 https://ssp.cloud.tencent.com/template/list

2. 我配置了机器人「当有新的记录创建时,发送消息到钉钉群」,可是当我在表格内新建了一行后,还没开始填写数据,机器人就触发了,并且发送的消息是空的,怎么办?

机器人的触发机制是通过用户在表格内的一次操作来触发运行。因此,手动创建一行的这个操作已经满足了机器人的触发条件,不会等到后续用户填完数据后才会发送消息。

对于这类场景,推荐的最佳实践如下:

  1. 在表格内新建一个「勾选」列,用来手动勾选新建记录是否填写完毕
  2. 在机器人中使用「当有记录满足条件时」的触发条件,匹配条件选择当「勾选列」为打勾的状态
  3. 每次在表格内新建一行记录后,填完了所有信息后,在勾选列打上勾,触发机器人开始运行

注:目前机器人支持三种触发条件,每种触发条件都有较适合的使用场景:

  • 当有新的记录创建时:适合在记录创建的一瞬间记录有值的场景下使用,比如 API 写入记录、表单提交记录等
  • 当有新的表单提交时:适合在通过神奇表单收集数据的场景下使用
  • 当有记录满足条件时:适合对表格内已有的记录进行条件判断的场景下使用
Updated on 2022-02-23

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Table of Contents
  • 三步流程创建机器人
    • 第一步:编辑机器人的基本信息
    • 第二步:配置机器人的触发条件和操作
    • 第三步:启用机器人
  • 机器人配置详细教程
    • 触发条件:有新的记录创建时
    • 触发条件:有新的表单提交时
    • 触发条件:有记录满足条件时
    • 操作:发送消息到飞书群
    • 操作:发送消息到钉钉群
    • 操作:发送消息到企业微信群
    • 操作:发送网络请求
    • 附:如何在机器人操作中使用变量
  • 管理已创建的机器人
    • 重命名、删除、编辑描述
    • 启用、停用机器人
    • 查看机器人运行历史
  • 机器人创建相关 FAQ
    • 1. 谁可以创建机器人?
    • 2. 对于我创建的机器人,其他人可以修改配置吗?
    • 3. 单个维格表最多支持创建多少个机器人?单个空间站支持创建多少个机器人?
    • 4. 单个机器人支持几个触发条件和几个操作?
    • 5. 如果我创建了机器人后,我被降权了,我创建的机器人还能工作吗?
  • 机器人场景相关 FAQ
    • 1. 我配置了机器人「当记录符合条件时,发送消息到飞书群」,匹配条件是当「计划完成时间」列等于「明天」,希望在任务到期时提醒我做相应的操作,但机器人并没有触发,为什么?
    • 2. 我配置了机器人「当有新的记录创建时,发送消息到钉钉群」,可是当我在表格内新建了一行后,还没开始填写数据,机器人就触发了,并且发送的消息是空的,怎么办?

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